Elektronisk postkasse for besværlig

af Mette Sørensen

Odense lukker virksomhedspostkasse på virk.dk – den er mere besværlig end traditionel papirpost og koster flere skattekroner.

Efter pres fra en række offentlige myndigheder valgte Odense Kommune i december 2011 at åbne kommunens digitale virksomhedspostkasse på virk.dk. Siden da er en række kommuner og statslige styrelser, eksempelvis Arbejdsmarkedsstyrelsen, Fødevarestyrelsen og Trafikstyrelsen, begyndt at skrive til Odense via virksomhedspostkassen. Men henvendelserne har svært ved at nå frem, når samtlige henvendelser lander i en hovedpostkasse.

Så nu lukker kommunen for modtagelse af post ad den kanal, da den er alt for dyr at bruge.

- Normalt er formålet med digitalisering at gøre arbejdet lettere og mere effektivt. Med den digitale virksomheds­post­kasse har vi imidlertid fået en kanal, der er besværlig at håndtere og som fordrer et større detektivarbejde for at få posten frem til de rette modtagere i modsætning til traditionel papirpost, som jo oftest sendes direkte til modtageren, siger Birgitte Hjelm Paulsen, projektleder i Odense Kommunes e2012-projekt.

- Målet med Digital Post var at spare unødvendige udgifter bort, men resultatet er et ekstra træk på skattekronerne, tilføjer hun.

Store kommuner og virksomheder efterspørger effektiv løsning
Odense Kommune har ved flere lejligheder opfordret Digitaliserings­styrelsen, som står bag løsningen, til at få udviklet en løsning, der gør det let for både afsender og modtager i store virksomheder at håndtere sikker digital post.

- I dag kan man nemlig kun sende til en virksomheds hovedpostkasse. Skal vi eksempelvis have fat på den lokale bankfilial eller det lokale supermarked, kan vi kun sende til deres hovedkontorer i København og Århus, fortæller Birgitte Hjelm Paulsen.

- Idealet ville være, at afsenderen i en myndighed eller i en virksomhed kan sende digital post direkte fra sit fagsystem til modtagerens fagsystem. Hermed ville fokus være på at få løst den opgave, de kommuni­kerer om, fremfor besværlige arbejdsgange og detektivarbejde, tilføjer Birgitte Hjelm Paulsen.

For at hjælpe Digitaliseringsstyrelsen på vej har Odense Kommune indledt et samarbejde med tre andre kommuner om at beskrive en løsning. Det er København, Hillerød og Faurskov kommuner, fortæller Birgitte Hjelm Paulsen.

Digital Post mellem borger og myndighed
Odense Kommune har i godt ét år haft en løsning, der kanaliserer digital post fra borgere ud til de rette enheder i kommunen.

- Den direkte integration til kommunens fagsystemer har gjort kommunikationen hurtigere og sparet kommunen for både porto og besværlige arbejdsgange. Nu håber vi blot på en lige så effektiv kommunikation gennem Digital Posts virksomheds­postkasse, siger Birgitte Hjelm Paulsen.